Etablissements hoteliers : pourquoi avoir recours a un logiciel PMS ?

La gestion d’un établissement hôtelier demande une certaine organisation. Réservation, facturation, entretien des chambres, données clients… Il est indispensable d’adopter une certaine rigueur pour proposer un service exemplaire pour l’ensemble des clients et pour diffuser une bonne image de son établissement. En effet, une mauvaise gestion pour rapidement nuire à la réputation de l’hôtel et peut mettre à mal toute la rentabilité de l’entreprise. C’est pourquoi, il est fortement conseillé d’avoir recours à un logiciel PMS. Quelle est son utilité ? Quels sont ses avantages ? Voici toutes les réponses.

Qu’est-ce qu’un logiciel PMS ?

Un logiciel PMS (Property Management System) est un logiciel de gestion hôtelière pour aider le dirigeant et ses collaborateurs à planifier et mener à bien toutes les taches nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement (gestion des réservations, collecte des données clients, planning des salariés, suivi des factures et des devis…). Ce logiciel est directement intégré au service informatique de l’hôtel et est consultable par tous les employés afin que ces derniers soient au courant, en temps et en heure, des dernières réservations ou informations transmises au sein de l’établissement.

Logiciel PMS : quels sont les avantages ?

Utiliser un logiciel PMS permet de bénéficier de nombreux avantages. Outre le fait de faciliter l’organisation de l’établissement, il permet également d’accompagner le client tout au long de son parcours, de la réservation de sa chambre à son départ de l’hôtel.

Un accompagnement client de bout en bout

Le logiciel PMS permet indirectement d’aider le client, avant, pendant et après son séjour. En effet, le logiciel permet de récolter toutes les demandes particulières mentionnées par le client lors de sa réservation (chambre avec vue mer par exemple, ajout d’un lit pour bébé…). Ainsi, les employés de l’hôtel peuvent prendre directement connaissance de ces directives et tout mettre en œuvre pour assouvir les désirs du client. De plus, grâce au logiciel, les clients peuvent rapidement signaler un problème (ampoule défectueuse, fuite d’eau…). Les services concernés pourront ainsi agir en quelques minutes. Cela participe par ailleurs à améliorer et à entretenir la satisfaction client de l’établissement.

Simplifier l’organisation au sein de l’établissement

Grâce à un logiciel PMS, l’organisation de l’établissement est fortement simplifiée (notamment en termes de comptabilité) et les erreurs évitées. Les collaborateurs gagnent ainsi du temps pour se consacrer sur d’autres taches nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement.

Gestion comptable

Le logiciel PMS permet de faciliter la gestion comptable de l’hôtel. En effet, il permet de générer en quelques clics les devis et les factures, mais également d’avoir un visuel permanent sur les acomptes et les différents règlements effectués sur une période donnée. Les changements de tarifs, en fonction des saisons, sont directement pris en compte dans la facturation.

Suivi des réservations

Le suivi des réservations est sans nul doute l’un des meilleurs avantages liés à l’utilisation d’un logiciel PMS. Cela permet, en effet, d’éliminer toutes les erreurs possibles et surtout de pouvoir s’adapter en cas d’une réservation de dernière minute. Par exemple, les services dédiés au ménage des chambres pourront prendre connaissance de cela et pourront ainsi préparer tout le nécessaire pour l’arrivée imminente du client.